چرا از حسابداری می‌ترسیم؟

حسابداری یک فعالیت حیاتی در هر کسب و کار یا سازمان است که به ثبت، خلاصه‌سازی، تجزیه و تحلیل و گزارش دادن اطلاعات مالی مربوط به عملکرد، وضعیت و جریان‌های نقدی آن می‌پردازد. حسابداری به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه بگیرند، استراتژی‌های مناسب را برنامه‌ریزی کنند، عملکردهای خود را ارزیابی کنند، هزینه‌های خود را کنترل کنند، با قوانین و مقررات سازگار باشند و با ذینفعان خود ارتباط برقرار کنند (Horngren et al., 2019).

برای افزایش کارایی و دقت فعالیت‌های حسابداری، استفاده از نرم‌افزار حسابداری ضروری است. نرم‌افزار حسابداری یک برنامه رایانه‌ای است که به حسابداران کمک می‌کند تا وظایف حسابداری خود را با سرعت و صحت بالاتر انجام دهند. نرم‌افزار حسابداری معمولاً شامل چندین ماژول است که به قسمت‌های مختلف حسابداری مانند حساب‌های دریافتی، مانده حساب‌ها، سند‌های مالی، موجودی‌ها، چک‌ها و غیره مربوط می‌شوند. نرم‌افزار حسابداری همچنین امکان ایجاد گزارش‌های مالی، تهیه بودجه، انجام تحلیل‌های مالی و ارائه اطلاعات به سیستم‌های دیگر را فراهم می‌کند (Hall, 2018).

با وجود اینکه حسابداری و نرم‌افزار حسابداری دو عنصر کلیدی در مدیریت موثر هستند، برخی از مدیران ترس یا عدم اعتماد به آن‌ها دارند و رابطه مثبتی با حسابداران برقرار نمی‌کنند. بر اساس یک نظرسنجی که توسط شرکت Accounting Today در سال 2022 انجام شده است، 40 درصد مدیران از حسابداران خود راضی نبودند و 30 درصد آن‌ها از نرم‌افزار حسابداری خود استفاده نمی‌کردند. این وضعیت علل متفاوتی دارد، اما برخی از عوامل رایج عبارتند از:

- عدم دانش یا مهارت حسابداری: برخی از مدیران ممکن است آموزش یا آگاهی کافی در زمینه مفاهیم، اصول، استانداردها، روش‌ها و ابزارهای حسابداری و نرم‌افزار حسابداری نداشته باشند. به همین دلیل، آن‌ها ممکن است با پیچیدگی یا فنی بودن حسابداری و نرم‌افزار حسابداری دچار ترس یا سردرگمی شوند. آن‌ها همچنین ممکن است قادر به فهمیدن یا تفسیر کردن گزارش‌ها یا داده‌های حسابداری که توسط نرم‌افزار تولید می‌شوند، نباشند.

- عدم اعتماد یا شفافیت: برخی از مدیران ممکن است به دقت یا قابل اعتماد بودن اطلاعات یا نرم‌افزار حسابداری شک داشته باشند. آن‌ها ممکن است فکر کنند که حسابداران یا نرم‌افزار حسابداری وضعیت مالی واقعی کسب و کار یا سازمان را دستکاری کنند یا پنهان کنند. آن‌ها همچنین ممکن است احساس کنند که حسابداران یا نرم‌افزار حسابداری اطلاعات مربوط، به‌روز یا واضحی که آن‌ها برای تصمیم‌گیری یا برنامه‌ریزی خود نیاز دارند، به آن‌ها ارائه نمی‌دهند.

- عدم مشارکت یا مشارکت: برخی از مدیران ممکن است در فرآیند یا سیستم حسابداری مشارکت یا مشارکت کافی نداشته باشند. آن‌ها ممکن است احساس کنند که حسابداران یا نرم‌افزار حسابداری آن‌ها را در نظر نگرفته یا نادیده گرفته‌اند. آن‌ها همچنین ممکن است احساس کنند که آن‌ها بر سیاست‌ها، روش‌ها یا نتایج حسابداری کنترل یا تأثیری ندارند.

- عدم همسویی یا ادغام: برخی از مدیران ممکن است ارتباط یا همسویی بین اهداف حسابداری و اهداف خود را نبینند. آن‌ها ممکن است احساس کنند که اطلاعات یا نرم‌افزار حسابداری با بینش، رسالت، ارزش‌ها، اهداف، استراتژی‌ها یا اقدامات آن‌ها همخوانی ندارند. آن‌ها همچنین ممکن است احساس کنند که اطلاعات یا نرم‌افزار حسابداری با جنبه‌های دیگر کسب و کارشان، مانند بازاریابی، عملیات، منابع انسانی و غیره، ادغام نشده‌باشند.

این عوامل ممکن است باعث شود برخی از مدیران ترس یا عدم اعتماد به حسابداری و نرم‌افزار حسابداری داشته باشند، که می‌تواند تأثیر منفی بر روی کارآمدی و کارایی آن‌ها داشته باشد. به عبارت دیگر، مدیران ممکن است از فواید حسابداری و نرم‌افزار حسابداری به خوبی بهره‌مند نشوند و از آن‌ها دوری کنند. این موضوع می‌تواند به کاهش رشد و سودآوری کسب و کار یا سازمان منجر شود.

بنابراین، برای رفع این مشکل، لازم است که رابطه مثبت بین مدیران و حسابداران ایجاد و تقویت شود. این رابطه می‌تواند باعث افزایش همکاری، هماهنگی، اعتماد، شفافیت، درک متقابل و بهبود عملکرد مدیران و حسابداران شود. برای ایجاد چنین رابطه‌ای، هر دو طرف باید تلاش کنند تا موانع و چالش‌های مذکور را برطرف کنند. در این زمینه، چندین پیشنهاد قابل اجرا عبارتند از:

- افزایش دانش و مهارت حسابداری: مدیران باید درباره مفاهیم، اصول، استانداردها، روش‌ها و ابزارهای حسابداری و نرم‌افزار حسابداری بیشتر بدانند و آموزش یا راهنمایی لازم را از حسابداران یا کارشناسان در این زمینه درخواست کنند. آن‌ها باید نحوه استفاده موثر و کارآمد از نرم‌افزار حسابداری را یاد بگیرند و از آن به عنوان یک ابزار کمکی برای تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی خود استفاده کنند. حسابداران نیز باید به مدیران هدف، عملکرد، فایده و محدودیت حسابداری و نرم‌افزار حسابداری را آموزش دهند و به آن‌ها توضیح دهند. حسابداران همچنین باید گزارش‌ها یا داده‌های حسابداری را برای مدیران ساده و روشن کنند تا آن‌ها بتوانند آن‌ها را درک و بهره‌برداری کنند.

- ایجاد اعتماد و شفافیت: مدیران باید به حرفه‌ای بودن و صداقت حسابداران و نرم‌افزار حسابداری اعتماد کنند و از آن‌ها به عنوان منبع قابل اطمینان اطلاعات مالی استفاده کنند. آن‌ها باید با حسابداران یا نرم‌افزار حسابداری ارتباط باز و صادقانه داشته باشند و هرگونه شک یا سوال خود را با آن‌ها در میان بگذارند. حسابداران نیز باید به مدیران اطلاعات دقیق، قابل اعتماد، به‌روز و واضحی ارائه دهند و هرگونه خطا، ابهام، تغییر یا مشکل را به آن‌ها گزارش کنند.

- تقویت مشارکت یا مشارکت: مدیران باید در فرآیند یا سیستم حسابداری نقش فعال و مؤثری داشته باشند و با حسابداران یا نرم‌افزار حسابداری همکاری کنند. آن‌ها باید نظرات، پیشنهادات، نیازها یا انتظارات خود را با حسابداران یا نرم‌افزار حسابداری در مورد سیاست‌ها، روش‌ها یا نتایج حسابداری به اشتراک بگذارند. حسابداران نیز باید به مدیران احترام بگذارند و آن‌ها را در فرآیند یا سیستم حسابداری درگیر کنند. آن‌ها باید پاسخگو، مشورت‌کننده، راهبرده و پشتیبان مدیران باشند.

- افزایش همسویی یا ادغام: مدیران باید ارتباط یا همسویی بین اهداف حسابداری و اهداف خود را ببینند و با حسابداران یا نرم‌افزار حسابداری همکاری کنند. آن‌ها باید اطلاعات یا نرم‌افزار حسابداری را به عنوان یک منبع کمکی برای رسیدن به بینش، رسالت، ارزش‌ها، اهداف، استراتژی‌ها یا اقدامات خود در نظر بگیرند. آن‌ها همچنین باید اطلاعات یا نرم‌افزار حسابداری را با جنبه‌های دیگر کسب و کار یا سازمان خود، مانند بازاریابی، عملیات، منابع انسانی و غیره، هماهنگ و یکپارچه کنند. حسابداران نیز باید به مدیران کمک کنند تا اهمیت و نقش حسابداری و نرم‌افزار حسابداری را در رسیدن به اهداف کلان کسب و کار یا سازمان درک کنند. آن‌ها همچنین باید اطلاعات یا نرم‌افزار حسابداری را با سایر سامانه‌های موجود در کسب و کار یا سازمان همگام و تعاملی کنند و چه بهتر که تمام این سامانه‌ها به صورت یکپارچه و هماهنگ عمل کنند.

نتیجه‌گیری و پیشنهادات

حسابداری و نرم‌افزار حسابداری دو عنصر مهم در مدیریت موثر هستند. اما برخی از مدیران ترس یا عدم اعتماد به این دو عنصر دارند و رابطه مثبتی با حسابداران برقرار نمی‌کنند. این موضوع می‌تواند باعث کاهش کارایی و کارآمدی مدیران و حسابداران شود و به ضرر کسب و کار یا سازمان باشد. بنابراین، برای رفع این مشکل، لازم است که رابطه مثبت بین مدیران و حسابداران ایجاد و تقویت شود. این رابطه می‌تواند باعث افزایش همکاری، هماهنگی، اعتماد، شفافیت، درک متقابل و بهبود عملکرد مدیران و حسابداران شود. در این زمینه، چندین پیشنهاد قابل اجرا عبارتند از: افزایش دانش و مهارت حسابداری، ایجاد اعتماد و شفافیت، تقویت مشارکت یا مشارکت و افزایش همسویی یا ادغام.

منابع:

: Horngren, C. T., Datar, S. M., Rajan, M. V., Beaubien, L., & Graham, C. (2019). Cost accounting: a managerial emphasis (8th Canadian ed.). Pearson Canada.

: Hall, J. A. (2018). Accounting information systems (10th ed.). Cengage Learning.